DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la directrice et de l’administrateur vous participez à la gestion et à la coordination administrative de l’Institut.
À ce titre :
- Vous assisterez la directrice et l’administrateur en termes d’organisation, de gestion, d’information, de suivi de dossiers
- Vous assurerez des tâches d’accueil et de secrétariat
- Vous participerez à l’organisation d’actions de relations publiques
- Vous serez amené à travailler avec l’ensemble de l’équipe pour optimiser la communication et la coordination interne
MISSIONS PRINCIPALES
→ Organisation générale
- Contribution à la transversalité des activités générales de l’IAC et coordination des activités de communication interne entre les services
- Accueil physique et téléphonique et secrétariat courant
- Gestion de l’agenda de la direction. Organisation de déplacements et réceptions
- Suivi de l’agenda des activités et de l’équipe
- Commande de fournitures administratives et réapprovisionnement en produits courants
- Participation au suivi de la maintenance courantedu matériel (relation avec les prestataires…) et des locaux et suivi des équipements de bureau & informatique - Mise à jour et maintenance de bases de données
- Gestion de stocks et archivage - Effectuer d'autres tâches de bureau assignées
RH
- Suivi des fiches horaires de l’équipe
- Suivi du process de recrutements.
- Suivi des obligations médecine du travail
- Suivi administratif des stagiaires et services civiques
- Suivi de l’organisation des formations - Participation à l’élaboration et à la mise à jour du document unique
→ Organisation administrative
- Planification et coordination de réunions et rédaction de comptes rendus
- Préparation et organisation administrative & logistique des instances (conseil d’administration, assemblée générale, comité de suivi, bureau) et rédaction de PV
- Mise en forme des rapports, programmes d’activités, du projet artistique et culturel … et collecte des contenus
- Centralisation administrative des éléments nécessaires aux questionnaires annuels des partenaires institutionnels
- Suivi de dossiers administratifs
- Enregistrement de devis & rapprochement avec les factures reçues en lien avec les services
→ Relations publiques
- Participation à l’organisation des vernissages et à la mise en place logistique des actions évènementielles de relations publiques de l’Institut et de la Fondation de l’Institut d’art contemporain
COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Expérience d’assistanat de direction dans un environnement professionnel culturel
- Sens de l’organisation et rigueur
- Aisance relationnelle et goût pour le travail en équipe
- Aisance rédactionnelle
- Réactivité et sens des responsabilités
- Polyvalence et autonomie
- Maîtrise de l’anglais écrit et parlé
- Maîtrise des fonctionnalités du Pack Office et d’Outlook
- Maitrise des techniques de rédaction des comptes rendus
- Intérêt pour le secteur artistique et culturel
Contrat : CDI / temps complet
Rémunération groupe C - convention collective nationale ECLAT + tickets restaurant
Date limite de candidature : 15 janvier 2023
Date envisagée de prise de fonction : février 2023
Envoyer CV et LM à l’attention de Michaël Faivre, administrateur, par e-mail uniquement : m.faivre@i-ac.eu
Sous la responsabilité de la directrice et de l’administrateur vous participez à la gestion et à la coordination administrative de l’Institut.
À ce titre :
- Vous assisterez la directrice et l’administrateur en termes d’organisation, de gestion, d’information, de suivi de dossiers
- Vous assurerez des tâches d’accueil et de secrétariat
- Vous participerez à l’organisation d’actions de relations publiques
- Vous serez amené à travailler avec l’ensemble de l’équipe pour optimiser la communication et la coordination interne
MISSIONS PRINCIPALES
→ Organisation générale
- Contribution à la transversalité des activités générales de l’IAC et coordination des activités de communication interne entre les services
- Accueil physique et téléphonique et secrétariat courant
- Gestion de l’agenda de la direction. Organisation de déplacements et réceptions
- Suivi de l’agenda des activités et de l’équipe
- Commande de fournitures administratives et réapprovisionnement en produits courants
- Participation au suivi de la maintenance courantedu matériel (relation avec les prestataires…) et des locaux et suivi des équipements de bureau & informatique - Mise à jour et maintenance de bases de données
- Gestion de stocks et archivage - Effectuer d'autres tâches de bureau assignées
RH
- Suivi des fiches horaires de l’équipe
- Suivi du process de recrutements.
- Suivi des obligations médecine du travail
- Suivi administratif des stagiaires et services civiques
- Suivi de l’organisation des formations - Participation à l’élaboration et à la mise à jour du document unique
→ Organisation administrative
- Planification et coordination de réunions et rédaction de comptes rendus
- Préparation et organisation administrative & logistique des instances (conseil d’administration, assemblée générale, comité de suivi, bureau) et rédaction de PV
- Mise en forme des rapports, programmes d’activités, du projet artistique et culturel … et collecte des contenus
- Centralisation administrative des éléments nécessaires aux questionnaires annuels des partenaires institutionnels
- Suivi de dossiers administratifs
- Enregistrement de devis & rapprochement avec les factures reçues en lien avec les services
→ Relations publiques
- Participation à l’organisation des vernissages et à la mise en place logistique des actions évènementielles de relations publiques de l’Institut et de la Fondation de l’Institut d’art contemporain
COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Expérience d’assistanat de direction dans un environnement professionnel culturel
- Sens de l’organisation et rigueur
- Aisance relationnelle et goût pour le travail en équipe
- Aisance rédactionnelle
- Réactivité et sens des responsabilités
- Polyvalence et autonomie
- Maîtrise de l’anglais écrit et parlé
- Maîtrise des fonctionnalités du Pack Office et d’Outlook
- Maitrise des techniques de rédaction des comptes rendus
- Intérêt pour le secteur artistique et culturel
Contrat : CDI / temps complet
Rémunération groupe C - convention collective nationale ECLAT + tickets restaurant
Date limite de candidature : 15 janvier 2023
Date envisagée de prise de fonction : février 2023
Envoyer CV et LM à l’attention de Michaël Faivre, administrateur, par e-mail uniquement : m.faivre@i-ac.eu
